Používáme OneDrive - 2.díl

OneDrive je využíván především jako datové úložiště, proto si pochopitelně často nevystačíte pouze s prostým vytvářením složek, ale je vhodné do těchto složek i nějaké soubory umístit. To provedete tak, že si vybranou složku v seznamu složek otevřete klepnutím na její název a následně klepnete na příkaz Nahrát v horní části okna. Zobrazí se klasické dialogové okno pro výběr souborů z počítače.

Rychlost nahrávání je pochopitelně závislá jednak na velikosti vybraných souborů, jednak na odchozí rychlosti vašeho internetového připojení (tzv. uploadu). Po vybrání souborů, které chcete do svého úložiště odeslat, se okno zavře a zobrazí se v pravém horním rohu prohlížeče ukazatel stavu nahrávání a vy máte možnost se službou OneDrive nezávisle na právě probíhajícím uploadu dále pracovat. A na konec jedno upozornění, v rámci služby OneDrive je možné nahrávat pouze soubory, nikoliv složky.

Do úložiště OneDrive je možné nahrávat jakékoliv soubory. Pokud máte již ve službě OneDrive nějaký soubor umístěn, je možné s ním v závislosti na tom, o jaký soubor se jedná, dále pracovat. Jestliže se jedná o dokument vytvořený v sadě Microsoft Office v aplikacích Word, Excel, PowerPoint a OneNote, je možné s ním dále pracovat, dokonce jej i upravovat, viz další kapitola. Dále jsou podporovány PDF soubory a textové soubory ve formátu txt. Možné operace, které lze s daným souborem provést, se zobrazí opět po klepnutí pravého tlačítka myši na souboru nebo po zaškrtnutí pole před souborem a vybrání příkazu v nabídce v pravé části okna. Mezi příkazy, které se zobrazí u všech typů souborů, patří Stáhnout, Přesunout do, Kopírovat do, Přejmenovat, Odstranit a Vložit. Co který příkaz dělá, je pochopitelné již z jeho názvu a je analogický práci se složkami.

Z hlediska vkládání na web na první pohled není rozdíl mezi složkami a soubory, stačí klepnout pravým tlačítkem na vybranou položku, z nabídky vybrat příkaz Vložit a vygenerovaný HTML kód vložit na svou webovou stránku. Nicméně u souborů aplikací Excel a PowerPoint se namísto prostého odkazu na stránku vloží soubor jako takový a na této stránce je zobrazen obsah tohoto souboru. Výsledkem je, že návštěvník daného webu neuvidí pouze odkaz na soubor, ale i jeho obsah. To se hodí např. pro rychlé prohlédnutí vložené prezentace nebo tabulky. Školy tak mohou např. mít jídelní lístek ve formátu aplikace Excel, a pokud si jej tímto způsobem vloží na web, stačí pouze online editovat jídelní lístek ve službě OneDrive a změny budou ihned promítnuty na web.

Jakmile začnete OneDrive využívat více, asi brzy zjistíte, že i přes přehlednou adresářovou strukturu se může stát, že nebudete moci najít nějaký soubor. Proto se v levém horním okraji stránky OneDrive nachází dialogové okno pro prohledávání celého úložiště. Stačí tedy zadat název (nebo jeho část) soubor a ihned vidíte výsledek vyhledávání, ve kterém si můžete soubor rovnou otevřít, provést s ním libovolné úpravy, podívat se na stav sdílení, datum poslední změny, jeho skutečné umístění a velikost.

Velice důležitou součástí služby OneDrive je práce s fotografiemi. Jak již bylo zmíněno, pokud ve službě OneDrive vytvoříte složku a do ní umístíte fotografie, OneDrive to automaticky pozná a zobrazí vám ji jak v části Soubory, tak i v položce Všechny fotky, a to dokonce ve vzhledu webové fotogalerie. Nahrávání fotografií do složek je stejné jako nahrávání běžných souborů. Jestliže tedy klepnete v levé horní části na položku Všechny fotky, zobrazí se přehledně seznam všech fotoalb, které ve OneDrive máte umístěny. Řazení v tomto případě probíhá dle data od nejnovějšího po nejstarší.

Druhou možností, jak si zobrazit fotky, je přímo v položce Soubory otevřít složku s fotkami. V závislosti na tom, jak máte nastaveno zobrazení souborů, se buď složky zobrazí jako prostý seznam nebo jako přehled miniatur. U každé složky je vidět náhled některých fotek ze složky (který se dynamicky mění) a navíc je zde zobrazen počet souborů uvnitř složky.

Po klepnutí na náhled složky (v zobrazení Soubory) se zobrazí veškeré fotografie uvnitř dané složky, opět v jednotlivých náhledech. A podobně jako u souborů, i zde máte možnost klepnout pravým tlačítkem myši na některou z fotek a vybrat si, co s fotkou chcete provést. Můžete ji otevřít, stáhnout, sdílet, vygenerovat odkaz pro vložení, přejmenovat, odstranit, přesunout na jiné místo, kopírovat do jiné složky, zobrazit vlastnosti souboru nebo otočit. Nicméně pokud budete chtít někomu ukázat například fotografie z dovolené, těžko si je bude zobrazovat v takto malých náhledech. Proto je pochopitelné, že po klepnutí na vybranou miniaturu obrázku je možné si jej zvětšit.

Po klepnutí na fotku se také v pravé části okna zobrazí podrobné informace o fotce, převážně tzv. EXIF informace jako jsou rozlišení fotky, čas pořízení, nastavení fotoaparátu při focení a pokud EXIF informace obsahuje i místo pořízení, vidíte rovnou i mapu s vyznačením, kde byla fotka pořízena.

V režimu zobrazení jednotlivých fotek se pak ukazují další velice přínosné možnosti úložiště OneDrive. V dolní části okna máte k dispozici filmový pás s náhledy jednotlivých fotografií, takže víte hned směrem dopředu i zpět, jaké fotky se zde nacházejí. Po klepnutí na velký náhled fotky je možné ještě navíc tento filmový pás skrýt a zobrazit fotku téměř přes celou obrazovku. V režimu prohlížení je pak možné na další a předchozí fotky se přesouvat kurzorovými klávesami nebo pomocí šipek, které se zobrazí po najetí kurzoru za levý nebo pravý okraj fotky. Asi ale sami tušíte, že takové prohlížení není zrovna efektivní a že by bylo mnohem snazší, kdyby se fotky přepínaly automaticky. I to je ve službě OneDrive možné a lze tak učinit klepnutím na příkaz Přehrát prezentaci, který se nachází po otevření fotky v horním pásu příkazů.

V režimu prezentace se skryjí všechny okolní panely a nabídky a začnou se v intervalu tří sekund přehrávat všechny fotografie i videa a vy se můžete nerušeně kochat nádhernými snímky. Režim prezentace můžete ukončit stisknutím klávesy Esc, další stisk této klávesy vás přesune do režimu náhledu všech fotek v daném albu a třetí stisk do seznamu všech fotoalb ve vašem úložišti.

Z fotogalerie se přesuňme opět na hlavní stránku úložiště OneDrive (to ostatně můžete udělat kdykoliv klepnutím na logo služby OneDrive v horním levém rohu). V nabídce v levé části okna se nachází pod položkou Soubory další, často využívaná položka, Nedávné. Jedná se o seznam dokumentů, se kterými jste v poslední době pracovali. Zde se ale dokumenty, jak již z názvu této složky vyplývá, řadí podle data posledního otevření. Je to obdobná nabídka, co se funkcionality týče, jako je nabídka Poslední dokumenty ve standardních aplikacích Word, Excel apod. Jedná se o skutečné soubory z nabídky Dokumenty, kde se tyto soubory nacházejí, a proto s nimi můžete i v položce Nedávné pracovat naprosto stejným způsobem jako v Dokumentech. Pokud si tedy např. přejmenujete nebo smažete soubor ve složce Nedávné, tato změna se projeví i ve skutečném umístění daného souboru v nabídce Dokumenty.

Na začátku této příručky byla několikrát při popisu práce se soubory zmíněna možnost jejich sdílení. Abyste měli přehled o tom, jaké soubory jsou s vámi sdíleny, nachází se jako poslední v levé části stránky nabídka Sdílené. Po klepnutí na její název se zobrazí seznam dokumentů, které můžete prohlížet nebo upravovat. Pozor na fakt, že se (kromě první položky) nejedná o soubory uložené ve vašem úložišti OneDrive a že pokud některý z těchto souborů smažete (za předpokladu, že k tomu máte nastavena oprávnění), tento soubor se smaže i z úložiště daného uživatele, který vám soubor nasdílel. Na jednu stranu to možná někteří berou jako bezpečnostní riziko, na druhou stranu je nutné vzít v potaz, že proto existují v úložišti OneDrive různé možnosti oprávnění, a pokud tedy někomu soubor kompletně nasdílíte, máte k tomu důvod. Stejně tak ale existují desítky situací a využití, kde se naopak hodí to, že nepotřebný soubor mohou mazat všichni uživatelé s daným oprávnění.

Jak již bylo napsáno, OneDrive není sice jedinou službou, která nabízí úložný prostor na internetu, nicméně z hlediska datového prostoru a dalších funkcí se jí těžko nějaká jiná vyrovná. Pokud pominu již několikrát zmiňovanou kapacitu úložného prostoru o velikosti 7 GB, tak druhou největší výhodou je online sada kancelářských aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote, která má souhrnný název Office Online. S čím dál větším přechodem uživatelů a společností do cloudového prostředí se také musí zcela zásadně změnit způsob fungování a využívání aplikací a Office Online plně ukazují a dokazují, jak se to má dělat. V rámci běžného internetového prohlížeče můžete naprosto z jakéhokoliv počítače připojeného na internet nejenom prohlížet dokumenty vytvořené ve zmiňovaných aplikacích, ale hlavně je i vytvářet a na vytváření spolupracovat i s více uživateli. A není vůbec nutné, aby na daném počítači byla nainstalována jakákoliv verze klasického kancelářského balíku Microsoft Office. I tak ale celá sada Office Online, co se týče vzhledu, kopíruje co nejvěrnějším způsobem kancelářský balík Microsoft Office 2013, aby přechod do cloudového prostředí byl pro běžné uživatele příjemnější a rychlejší.

Soubory sady Office můžete do úložiště OneDrive nahrávat přes příkaz Nahrát. Nicméně je možné je i rovnou online vytvářet, a to za pomocí nabídky Vytvořit v horní části okna. Otevřete si tedy složku ve službě OneDrive, v níž chcete soubory vytvořit, a klepněte na tlačítko Vytvořit. Následně jen vyberte, jaký typ dokumentu chcete vytvořit.  Po vybrání typu dokumentu se rovnou spustí webová verze příslušné aplikace a vy můžete okamžitě začít práci na dokumentu.

V předchozí kapitole bylo zmíněno a na obrázkách i demonstrováno, že kontextová nabídka s příkazy se mění v závislosti na tom, s jakým typem souboru chcete pracovat, a že u již vytvořených dokumentů sady Office máte navíc tyto další možnosti:

Otevřít ve...– po výběru tohoto příkazu máte možnost ihned zobrazit daný dokument tak, jak byl vytvořen. V tomto režimu je možné celým dokumentem procházet, měnit velikost náhledu dokumentu, prohledávat dokument či jej sdílet. Taktéž je možné dokument v prohlížeči upravit nebo jej otevřít v příslušné aplikaci sady Office (za předpokladu, že je tato aplikace v počítači nainstalována.) V nabídce Soubor (která graficky kopíruje stejnojmennou nabídku v sadě Office 2013) jsou pak další příkazy pro práci se souborem, jako jsou Tisk, Uložitjako, Sdílet a další.

To, že je možné dokumenty v rámci internetového prohlížeče otevírat, zase tak překvapivé není (vzhledem k dnes dostupným technologiím na webu). 

Co ale ze služby OneDrivečiní skutečnou online kancelář se vším všudy, je právě možnost online úpravy dokumentů. Stačí, abyste klepli po otevření souboru na položku Upravit dokument– Upravit v aplikaci a otevře se vám dokument v režimu úprav včetně nástrojů na pásu karet tak, jak jej znáte ze sady Microsoft Office 2013. Na první pohled zde některé karty chybí, jedná se ale zejména o pokročilé funkce dané aplikace, kterých by prozatím většina uživatelů stejně využívala spíše v klasické aplikaci. Na druhou stranu je nutno podotknout, že společnost Microsoft neustále přidává jednotlivé karty a funkce, které jsou tak ihned dostupné milionům uživatelů po celém světě. Pokud se ale podíváte podrobněji na dostupné funkce, tak např. v aplikaci Word Online zjistíte, že pro vytvoření běžného dokumentu vám nic nechybí. Na kartách sou v době psaní této příručky dostupné zejména funkce pro práci se schránkou, formátování písma, formátování odstavce, styly, kontrola pravopisu, vkládání tabulek, obrázků a hypertextových odkazů apod.

Upravit ve– pokud po otevření dokumentu klepnete na položku Upravit dokument – Upravit ve + název aplikace, je možné otevřít online dokument v příslušné desktopové aplikaci a dodělat na něm některé další úpravy či pokročilé funkce, které v online aplikaci dostupné nejsou. A pokud dokument upravujete v sadě Microsoft Office 2013 (která je již na cloudové prostředí a online úložiště OneDrive plně připravena), máte možnost jej přes nabídku Soubor – Uložit rovnou zpět uložit na OneDrive.

Historie verzí– pomocí tohoto příkazu máte možnost se vrátit k některé z předchozích verzí daného dokumentu. OneDrive totiž průběžně ukládá verze dokumentů, se kterými pracujete, a vytváří jejich kopie tak, jak vypadaly před další změnou. Po klepnutí na tento příkaz máte tedy možnost si nechat zobrazit předchozí verze dokumentu a případně jej do tohoto stavu obnovit nebo si starší verzi stáhnout.

Pokud jste již práci s daným dokumentem ukončili a chcete se vrátit do úložiště OneDrive, máte několik možností. První z nich je klepnutí na odkaz OneDrive ve zcela horní části okna. Druhou možností je pak v nabídce Soubor vybrat poslední příkaz Zavřít.