Office 365を導入されたお客様のご評価のポイントとして、メールやビデオ会議だけでなく、“いつも利用するOffice の最新版がセットで提供されている”ことを挙げていただくケースが増えています。
このOffice 365 に含まれるOfficeは、“Office 365 ProPlus ”と呼ばれ、最新の最もリッチな機能を提供します。そしてそのメリットは、メールやビデオ会議とセットで購入できるというだけにとどまりません。これからのワークスタイルやIT環境の急速な変化を見据え、全く新しく生まれ変わりました。
今日は新しい Office がどのように生まれ変わったのか？その導入効果は？改めてご紹介させていただきます。
新しい Office “Office 365 ProPlus”の特徴
1. いつでもどこでも進化した最新のOffice が使える
スマートフォンやタブレットPCなど、従来のPC以外のデバイスをビジネスで利用する人が増えています。そういったお客様の環境に対応し、新しいOffice は、タッチ操作に対応して、どんなデバイスでも快適にOfficeが利用できるよう進化しました。操作性もより直観的で使いやすくなっています。
またデバイスを複数使うときに重要なのが、デバイスを持ち替えたときに、今まで使っていたデバイスで編集していたファイルをすぐに開いて作業を続けられることです。ある調査では、自分で自分宛てに添付メールを送った経験のある人が、7割近くいる、というデータがでているそうです。これは不便です。せっかく利用シーンに合わせたデイバスを使っていても、効果が半減です。新しいOfficeは、SkyDrive Proという自分専用のクラウド上のドキュメントライブラリにファイルを置き、自分の設定もクラウドを介して引き継ぐので、デバイスが変わっても、さっきまで使っていた設定でファイルを開き、スムーズに編集作業を続けることができます。
更に今回のOfficeは、現在のトレンドに対応するだけでなく、急速に変化する将来のワークスタイルや技術のトレンドに対応するために、“Office が頻繁に進化をし、進化したOfficeをいつでも利用できる仕組み”へと大きく生まれ変わりました。それはどのように実現されるのでしょうか？
まず、新しいOfficeはこれまでのように約3年に1度、最新バージョンを提供するという形態ではなくなりました。数か月といったサイクルで頻繁に新しい機能が提供されます。そしてユーザーの皆様はバージョンアップの度に新しいOffice を購入するのではなく、契約期間中は常に最新バージョンを利用することができす。バージョンアップ方法も用意です。Officeは一度インストールをすると自動的にアップデートするため、新しい機能を使うために、Officeをインストールし直す必要はなくなります。ユーザーが意識をしなくてもいつも最新の機能を使えます。
さらに初回のインストール方法も手軽です。インターネットにアクセスし、インストールボタンを押すだけで、クラウド上からストリーム配信が開始され、わずか数分で迅速にインストールが完了します。デバイスを買い替える頻度が増えても、買い替えるたびに、長時間かけてインストール作業をすることなく、手軽にインストールを完了し、すぐに利用を開始することができます。
2．クラウドだから実現できる、管理の負担を大きく下げるOfficeの配信と管理
これらの仕組みはIT管理者の負担軽減にもつながります。インストール作業の時間短縮はもちろん、今後のアップデートが自動化されるので、入れ替えの作業は不要。常に組織内のPCが最新版に統一され、標準化されることで、効率的な管理が行えます。また自動化されたアップデートには、セキュリティ更新プログラムも含まれているため、セキュリティ更新プログラムの適用が徹底されます。昨今、非常に大きな脅威となっているセキュリティリスクですが、セキュリティ更新プログラムを迅速に適用することで、大半のリスクを軽減できるとも言われています。
3．以前のバージョンと共存できるから、長期間の検証期間をかけず、すぐに始めの1台を展開できる
最新のOfficeを入れたくてもすぐには入れられない。今利用しているOffice 2010 でしか検証していない、Excelのマクロなどで作られた業務アプリが組織内にたくさんあってIT管理者も把握しきれていなから、まずは検証をしてからだ・・・・。
そういった懸念をお持ちのIT管理者のみなさま、今回の新しいOfficeは、今利用しているOfficeをアンインストールをしなくても、1台のPCで以前のバージョンのOffice（たとえばOffice 2010）と最新版のOfficeであるOffice 365 ProPlus を共存させることができます。例えば、今まで利用していたExcelマクロを使った業務アプリが、万一最新版のOfficeで動作しなくても、動作しないファイルは今まで利用していた旧バージョンのOffice で利用し、普段は快適な最新版を利用すればよいのです。
しかも新しい Office では互換性検証に役立てることのできるツール“Office テレメトリーダッシュボード”がOffice の中に組み込まれています。これを利用して、共存環境で利用している間に、最新版で動作しないマクロを特定。今後長期的に利用する重要な業務アプリを最新版に対応させていくことが考えられます。
4. Office 向けの業務アプリをクラウド対応させることで、バージョンアップの負荷を大きく削減
業務アプリを最新版に対応させる際には、ぜひ“Office 用アプリ”のご利用をご検討ください。“Office 用アプリ”は、新しい Office で使うことのできる新しいクラウド対応のアプリケーションです。“Office 用アプリ”を使うとOfficeのバージョンアップの負荷軽減につながります。
どのように負荷を軽減できるのでしょうか？例えば、Excel 上で動作する見積書作成用のアプリ。従来は、Excelマクロで作られ、商品名や数量が選択でき、商品に対応した価格が自動計算されるといったロジックがExcelに組み込まれることで利用されていました。 この場合、Excelマクロを最新版に対応させるためには、マクロを作り直した後、組織内の多数のユーザーにそれを配布し組み込み直してもらうことが必要でした。一方、“Office用アプリ”を使うとこれらのロジックを、クラウド上に分離させることができます。バージョンアップの際も、クラウド上にある１つのロジックを最新版に対応させれば、ユーザーに影響を及ぼさずにバージョンアップ対応ができます。
“Office 用アプリ” を効果的に取り入れていただくことで、将来に渡って、大きく管理の負荷軽減していただくことが考えれます。
5. ライセンスもマルチデバイス対応
Office 365 ProPlus はライセンスも新しくなりました。ユーザーが複数のデバイスを利用する“マルチデバイス時代”に対応し、従来のデバイス単位ではなく、ユーザー単位のライセンス、1ユーザー5デバイスまでご利用いただけます。例えば会社のPCと同じOffice を自宅や、自分で購入したタブレットPCなどで利用。個人保有のデバイスを仕事で利用するBYODの推進にもつながります。またライセンスは月額課金サービスとなり、特定バージョンのライセンスを所有するのではなく、クラウド上にあるいつも最新のOffice を利用するという考え方になります。ライセンス管理も、社内にサーバー設置する必要はありません。管理者向けのサイトで管理することができます。
新しいOffice の効果を測定
このように、新しい Office は、使い勝手、インスト―ル方法、バージョンアップの考え方、ライセンス形態、といった様々な観点で従来のOffice とは大きく異なります。そして新しい Office を導入することで、コスト削減効果、セキュリティ効果、組織の生産性向上、ライセンス費用最適化など、さまざまな導入効果が見込めます。現在、マイクロソフトの法人向け会員制サイトで、導入のコスト削減効果シミュレーションツールを提供しています。ぜひご登録の上、ツールを使った導入効果を算出してください。
